Come si sceglie una location

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Il sogno di ogni event planner è la location perfetta, raggiungibile, luminosa, pulita, economica, open wifi.
Perché, a meno che non stiate curando l’opening di un negozio o che il vostro cliente sia proprietario di un suo spazio come un concept store, un outlet o un ristorante, ecco allora la scelta del DOVE dare vita all’happening che state organizzando diventa fondamentale.

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Perché un evento funzioni la location deve essere coerente con il concept che state proponendo, ma peccare di troppa filologicità potrebbe risultare altrettanto sbagliato.

Non è detto che se state organizzando una serata per il lancio di una nuova crema idratante la location giusta sia una spa. O che se state lavorando al lancio di una scarpa da running dobbiate farlo sulla pista di un circuito o nella sala fitness di una palestra. Anzi.
A me piace decontestualizzare e spesso risulta la scelta vincente.

La location giusta si potrebbe quindi arguire “ è un terno al lotto?” No, affatto. Richiede parecchia dedizione ed è una di quelle cose che determina il successo o l’insuccesso di un evento.

E non basta il web: tocca muovere il culo ed andarle a vedere, perché solo così si capiscono le mille variabili che possono determinare il successo o il disastro. Ci sono alcune regole che tendo a seguire, a meno di non innamorarmi pazzamente di un luogo, così pazzamente da fare (spesso) la faciloneria di soprassedere su alcuni dei punti qui sotto. Per poi pentirmene amaramente.

Una location dovrebbe essere delle giuste dimensioni: non troppo grande da far sembrare il vostro evento un insuccesso, né troppo piccola da costringere le persone a stare pigiate una sull’altra.

Una buona location è una location raggiungibile con i mezzi pubblici. Puoi avere il posto più figo del mondo, ma se ci arrivo solo in macchina o devo prendere 4 mezzi pubblici diversi di cui almeno un paio di tram, ecco, per me non va bene.

Una buona location è, preferibilmente, un posto non troppo sputtanato. E qui si gioca una bella partita. Faccio un esempio. Avevo trovato una location che mi piaceva molto per l’effetto WOW, un bar segreto anni 20 dove si arrivava solo su invito dopo essere passati da un’altra location. Ma mentre stavo organizzando un lancio per il mio cliente, una nota agenzia mi ha preceduta e ci ha organizzato un evento beauty. Bon, a questo punto, visti costi e benefici e svanito l’effetto wow, tanto valeva lasciar perdere.

Una buona location ha un buon rapporto costi/benefici, è dotata di WIFI e ovunque il telefono prende. Altrimenti chi racconterà il vostro bellissimo evento?

Se la vostra location è un ristorante, dovete andarci a sorpresa e vedere come trattano i clienti. Io preferisco fare un primo sopralluogo senza dire chi sono,ordinare un po’ di tutto, chiacchierare con i camerieri. Questa cosa mi racconta parecchio della gestione.

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Se una location è gestita da Comune/Provincia/Regione, molto probabilmente richiede un extra lavoro che si chiama “suolo pubblico”. Non mi addentro in questo post sull’argomento, ma è quasi un plus curricolare. Se sapete portare avanti una pratica attraverso i meandri della pubblica amministrazione, ragazzi miei, tutto il resto è una passeggiata.

Una buona location è gestita in maniera seria e mantiene le promesse fatte.

Tanto più è vuota, tanto meno deve costare, perché il lavoro che ci sarà da fare sarà direttamente proporzionale all’atmosfera che si vuole ottenere.

Faccio un altro esempio su qualcosa che conosco. Quando abbiamo organizzato FashionCamp all’Ex-Ansaldo, il comune di Milano ci ha concesso la location ad un prezzo decisamente conveniente. Ma l’Ex Ansaldo era appunto uno spazio completamente vuoto. Enorme. Da allestire. E quell’allestimento ci è costato tantissimo.

Una buona location è come l’abito da sposa: quando lo vedi lo riconosci.